제    목 : 전자우편을 잘 작성하는 방법   2001/01/09
      
정보출처 : Computer News Daily



- 제목을 의미 있고, 특별하게 작성하여야 한다.

책에는 타이틀이 있는 겉 표지가 필요한 것처럼 전자우편 메시지는 제목이 있어야 한다. 부모님이나 친지한테 보내는 경우에는 제목을 "헬로"라고만 써도 충분하지만, 대부분의 다른 사람들에게는 그렇게 쓰면 안 된다.

메시지를 읽는 사람 즉, 수신자에게 이 편지가 무엇에 관한 것인지 알 수 있도록 제목을 작성해야 한다. 예를 들면, 회의나, 소개라든지, 아니면 다른 꼭 필요한 것에 대한 제목을 써야하며, 만일 이러한 것에 해당하지 않으면, 전자우편을 보내서는 안 된다.

만일 날짜가 본문에 포함되어 있는 키워드라면, 제목에 그 날짜를 집어넣어야 한다. 그래야 나중에 급해서 서두를 때, 도움이 될 수 있다. 만일 장소가 필요한 메시지이면, 제목에 장소를 표시해 놓는 것이 좋다.



- 받는 사람에게 보내는 사람이 무엇을 원하는지를 명확하게 전달해야 한다.

상대방에게 메시지를 보낼 때, 상대방이 무엇을 해줘야하는지를 확실하게 이야기해야 한다. 읽는 사람이 날짜를 확인해야 하는지, 투자하기 위해서 비즈니스 계획안을 읽어보아야 하는지, 아니면 돈을 보내야 하는지 등과 같이 편지를 받는 사람이 해야되는 액션을 분명하게 해야한다. 거기에다가 그러한 액션을 언제까지 해야되는 지와 같은 기한을 명기해야한다.



- 과거의 일들을 같이 보내어야 한다.

연속된 일일 경우 종전의 편지 내용에 대해 과거의 것을 복사해서 보내야 한다. 과거에 주고받았던 히스토리에 대해 상대방도 보낸 사람 만큼 알고 있겠지 라고 생각하면, 일을 그르칠 수도 있다.



- 첨부물을 사용할 때 주의할 사항

첨부물이 유용하기는 하지만, 이것으로 전자우편 본문을 대신하는 것은 아니다. 첨부물을 여는데 시간이 더 걸리기 때문에, 첨부물이 무엇이라는 것을 밝혀야한다. 예를 들면, 비즈니스 플랜이라든가, 이력서라든 가와 같이 첨부물이 무엇에 관한 것이라는 것을 알려 주어야한다.



- 시그니처 파일을 사용해야 한다.



- 메시지 내용의 철자법을 검사해 보아야 한다.



발췌 : KISTI
Copyright(c) 1998, KISTI All right reserved Email comments to Webmaster